Eben mal schnell den Newsletter-Entwurf durch ChatGPT jagen, die Konkurrenzanalyse in DeepL übersetzen oder das Teamfoto in Nano Banana aufhübschen: Im Marketing-Alltag ist KI längst die Wunderwaffe für mehr Effizienz.
Doch hinter der schnellen Lösung lauert ein massives Problem: die Schatten-KI. Wenn Mitarbeitende KI-Tools eigenständig und über private Accounts nutzen, entsteht ein digitaler „Wilder Westen“. ohne Regeln, ohne Sheriff, aber mit hohem Risiko für das gesamte Unternehmen.
Dass KI im Marketing genutzt wird, ist längst kein Geheimnis mehr. Doch das Ausmaß der unkontrollierten Nutzung ist alarmierend: Aktuelle Daten für 2025/2026 zeigen (1), dass unglaubliche 72 % der gesamten generativen KI-Nutzung in Unternehmen als Schatten-KI eingestuft werden. Diese Zahl hat selbst uns geschockt, aber aus den Erfahrungen unserer KI-Workshops können wir bestätigen, dass sich mind. 40% der KI-Nutzungen in einer Grauzone bewegen.
Das bedeutet im Klartext: Fast drei Viertel aller KI-Aktivitäten finden völlig außerhalb der offiziellen IT-Kontrolle statt.
Dieses Verhalten ist kein Kavaliersdelikt, sondern ein massives Risiko für die Datensicherheit. Die Fakten sprechen eine deutliche Sprache:
Wer hier keine klare Strategie vorgibt, überlässt die Sicherheit seines wertvollsten Gutes – seiner Daten – dem Zufall (oder dem privaten Account eines Drittanbieters).
Der Klassiker: Das Unternehmen stellt (noch) keine offiziellen KI-Lizenzen bereit, aber der Output-Druck steigt. Die Folge? Mitarbeitende nutzen ihren privaten ChatGPT-Account oder kostenlose Browser-Erweiterungen für berufliche Zwecke.
Was auf den ersten Blick nach Eigeninitiative aussieht, ist bei genauerem Hinsehen ein riskantes Manöver – und zwar für beide Seiten.
Wer einen privaten Gratis-Account nutzt, stimmt meist zu, dass die eingegebenen Daten zum Training der KI-Modelle verwendet werden.
Das Risiko: Lädst du ein internes Strategiepapier oder Kundendaten hoch, wandern diese Informationen direkt in den Trainings-Pool der Anbieter. Sie sind nicht mehr geschützt und könnten theoretisch in den Antworten für andere Nutzer auftauchen.
Der Kontrollverlust: Ohne einen geschäftlichen Account mit entsprechendem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) verstößt das Unternehmen aktiv gegen die DSGVO.
Wenn ein Mitarbeiter mit seinem privaten Account ein Bild oder einen Text generiert: Wer hält die Rechte daran?
Viele Tool-Anbieter unterscheiden in ihren AGB zwischen privater und kommerzieller Nutzung. Wer mit einem privaten Account „Commercial Content" erstellt, bewegt sich oft in einer rechtlichen Grauzone. Das kann bei Kampagnen mit hoher Reichweite später zu teuren Abmahnungen führen.
KI entfaltet ihre wahre Kraft durch Zusammenarbeit (z. B. durch geteilte GPTs, Projekte oder gemeinsame Prompt-Bibliotheken).
Das Problem: Bei privaten Accounts bleibt das Wissen isoliert. Kündigt der Mitarbeiter, geht nicht nur der Zugang zum Tool verloren, sondern auch alle wertvollen Prompts und Chat-Historien, die für das Unternehmen erarbeitet wurden.
Es ist paradox: Mitarbeitende zahlen privat für Tools, um ihren Job im Unternehmen besser oder schneller zu machen. Das erzeugt Frust und ein Ungleichgewicht im Team. Eine gute KI-Strategie sorgt dafür, dass das Unternehmen die Infrastruktur für Erfolg stellt, statt sie auf das private Budget der Angestellten auszulagern.
Wir müssen die Schatten-KI nicht nur verbieten, wir müssen sie ins Licht holen. Das Ziel ist es, den Mitarbeitenden einen sicheren, offiziellen Rahmen zu bieten, damit der private Account vom Schreibtisch verschwinden kann.
Bestandsaufnahme: Seid ehrlich zueinander.
Enterprise-Lösungen einführen: Business-Accounts (z.B. ChatGPT Enterprise oder Team) bieten Datenschutz-Garantien, bei denen Daten nicht zum Training verwendet werden.
Klare Guidelines: Erstellt einfache Regeln, welche Daten (z.B. niemals Klarnamen von Kunden) in eine KI eingegeben werden dürfen und welche nicht.
Möchtest du die Schatten-KI in deinem Unternehmen beenden und durch eine sichere, professionelle Lösung ersetzen? Wir unterstützen dich dabei, KI DSGVO-konform in deine Prozesse zu integrieren – von der ersten KI-Strategie über die technische Implementierung bis hin zur individuellen Teamschulung – damit dein Team ohne rechtliche Grauzonen Vollgas geben kann.